Giải đáp thắc mắc: Có nên sử dụng bảng chấm công excel không?

Sử dụng bảng chấm công excel là một phương pháp quản lý chấm công phổ biến từ xưa đến nay. Tuy nhiên, với quy mô doanh nghiệp ngày càng phát triển thì liệu có nên sử dụng bảng excel để chấm công không? Bài viết này sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc chi tiết nhất. Cùng theo dõi nhé!

I. Bảng chấm công excel là gì?

Excel là một công cụ miễn phí, hỗ trợ nhà quản lý nhân sự tạo bảng biểu để quản lý việc chấm công của nhân viên. Bảng chấm công excel sẽ bao gồm các nội dung liên quan đến thông tin cá nhân, thời gian đến và ra về, ngày nghỉ có phép/ không phép,…

Người quản lý của mỗi phòng ban trong doanh nghiệp sẽ phụ trách làm 1 bảng chấm công để theo dõi ngày công của nhân viên. Đây sẽ là căn cứ để tổng hợp và tính lương cho nhân viên vào cuối tháng.

II. Có nên sử dụng bảng chấm công bằng excel không?

Để trả lời cho câu hỏi có nên sử dụng bảng chấm công excel không, chúng ta sẽ đi tìm hiểu những ưu điểm và hạn chế của hình thức chấm công này.

1. Ưu điểm của bảng chấm công excel

• Miễn phí sử dụng: đây là ưu điểm nổi bật của công cụ này
• Là công cụ quen thuộc, dễ sử dụng, cho phép nhập liệu dễ dàng, điều chỉnh dữ liệu đơn giản
• Cho phép lưu trữ khối lượng dữ liệu khá lớn

2. Nhược điểm khi sử dụng bảng excel để chấm công

• Tốn thời gian và công sức: Làm bảng chấm công trên excel, người dùng phải thực hiện thủ công hoàn toàn
• Tính bảo mật dữ liệu thấp: Excel là một công cụ hoàn toàn miễn phí, do đó, nó sẽ không có khả năng bảo mật dữ liệu cao như các phần mềm chấm công. Khi máy bị vi rút xâm nhập, các file dữ liệu sẽ dễ bị mất và không thể khôi phục.
• Khả năng quản trị dữ liệu kém: Làm bảng chấm công trên excel, người dùng phải chuyển liên tục giữa các sheet, dễ gây ra nhầm lẫn và điền nhầm dữ liệu vào các sheet khác nhau.
• Dữ liệu không đồng bộ, khó kiểm soát: Các dữ liệu bảng chấm công của mỗi phòng ban sẽ được tạo thành các file riêng biệt, khiến cho bộ phận nhân sự gặp khó khăn việc tổng hợp và dễ bị nhầm lẫn thông tin.

Với những ưu điểm và hạn chế trên, rõ ràng đây là phương pháp quản lý chấm công không mang lại hiệu quả cao. Đặc biệt, khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, số lượng nhân sự tăng lên thì quản lý chấm công nhân viên bằng bảng excel là điều không thể.

III. Giải pháp chấm công thông minh thay thế bảng chấm công bằng excel

Ngày nay, khi công nghệ ngày càng phát triển, nhiều phần mềm chấm công đã ra đời, thay thế cho phương pháp chấm công truyền thống. Sử dụng cách chấm công thủ công bằng bảng excel đã không còn phổ biến nữa mà thay vào đó là hình thức chấm công online.

Achamcong là một trong những giải pháp chấm công online được sử dụng phổ biến hiện nay. Ứng dụng ra đời nhằm khắc phục những hạn chế mà doanh nghiệp gặp phải khi sử dụng bảng chấm công bằng excel.

App chấm công online Achamcong mang lại những tính năng nổi bật như:

• Thực hiện chấm công nhanh chóng ngay trên thiết bị di động cá nhân
• Quản lý dữ liệu tập trung trên 1 hệ thống phần mềm
• Dữ liệu đảm bảo tính bảo mật cao
• Tổng hợp bảng chấm công tự động, xuất file dữ liệu nhanh chóng

Như vậy bài viết trên đã giúp bạn giải đáp thắc mắc có nên sử dụng bảng chấm công excel hay không. Hy vọng với những thông tin được chia sẻ vừa rồi sẽ giúp bạn quản lý việc chấm công của nhân viên dễ dàng và hiệu quả hơn nhờ việc ứng dụng giải pháp chấm công thông minh. Ngoài ra, để tìm hiểu những thông tin hữu ích khác, bạn có thể tham khảo tại chuyên mục Tin tức của website này.

>> Nếu cần trợ giúp, đừng ngần ngại inbox, các Ninjaer sẽ giải đáp giúp bạn! Tham gia ngay!

Group: https://fb.com/groups/marketingbanhangtrenzalo

Fanpage: https://fb.com/phanmemninjatool