Hướng dẫn cách tính giờ làm việc theo ca bằng excel đơn giản

Quản lý giờ giấc làm việc của nhân viên là một công việc của bộ phận HR trong mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, sử dụng excel để tính giờ làm việc luôn khiến bạn băn khoăn không biết cách tính của mình có đúng hay không. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tính giờ làm việc theo ca cho nhân viên bằng excel đơn giản. Cùng theo dõi nhé!

I. 3 Cách tính giờ làm việc theo ca nhanh chóng bằng excel

1. Cách tính số giờ làm việc theo ca bằng cách sử dụng hàm

Chắc hẳn bạn cũng đã tìm cách tính tổng số giờ làm việc trong tháng, bạn thường hay nghĩ đến cách lấy giờ vào của người đó trừ đi giờ ra, sau đó sử dụng Format Cells và định dạng Number. Nhưng vẫn không cho ra kết quả đúng.

Cách làm đơn giản và đảm bảo chính xác đó là sử dụng hàm Hour & Minute để thực hiện cách tính thời gian làm việc của nhân viên.

Lấy ví dụ giờ vào ca và hết ca của một nhân viên như sau:

– Gọi A là giờ vào lúc 7:56 có nghĩa là 7 giờ 56 phút

– B là giờ ra lúc 17:05 có nghĩa là 17 giờ 5 phút

Bước 1: Đổi về phút của cả giờ vào và giờ ra:

– Tổng phút của A là 476 phút

– Tổng số phút của B là 1025 phút

Bước 2: Tính hiệu số phút giữa A và B:

Lấy tổng số phút của B – tổng số phút của A được hiệu là 549 phút

Bước 3: Quy đổi lại về số giờ:

Số phút giữa A và B được quy đổi về giờ là 9,15 giờ.

Thực hiện trực tiếp các công thức trên excel và sử dụng hàm Hour, Minute trên để tính giờ:

Nhập công thức vào ô cần hiển thị kết quả giờ:

=((HOUR(A2)*60+MINUTE(A2))-(HOUR(A1)*60+MINUTE(A1)))/60

2. Cách tính giờ làm việc bằng cách trừ trực tiếp

Cách tính giờ làm việc theo ca bằng phương pháp trực tiếp sẽ được thực hiện theo công thức dưới đây:

Giờ làm việc = giờ kết thúc công việc – giờ bắt đầu làm việc

Sau khi thực hiện phép tính này, ô dữ liệu chứa kết quả của bạn sẽ tự động chuyển đổi sang kiểu dữ liệu thời gian giờ. Sau đó bạn Copy công thức xuống dưới là có thể tính được số giờ làm việc của các phép tính khác.

3. Tính giờ làm việc theo ca không tính giờ ăn trưa

Nếu như bạn muốn tính giờ làm việc mà không muốn tính giờ văn trưa thì cách đơn giản nhất đó là sử dụng hàm Sum trong excel. Cách tính sẽ được thực hiện như sau:

– Nhập các mốc thời gian: giờ vào, giờ bắt đầu nghỉ trưa, giờ kết thức nghỉ trưa, giờ ra lần lượt vào các ô tương ứng.

– Tại ô hiện thị kết quả giờ làm việc trong ngày, nhập hàm công thức sau: =SUM((B2-A2)+(D2-C2))*24

– Khi hoàn thành công thức sẽ cho ra kết quả số giờ làm việc như hình dưới đây:

– Nếu như trong trường hợp có thời gian vào và ra và thời gian nghỉ trưa cố định thì nhập công thức rất đơn giản:

II. Tính giờ làm việc theo ca đơn giản và tiện lợi nhờ phần mềm Achamcong

Có thể thấy, sử dụng excel để tính giờ làm việc cho nhân viên là một phương pháp thủ công, khá tiện lợi và nhanh chóng nhưng không thể tránh khỏi những sai sót, nhầm lẫn. Vậy làm thế nào để khắc phục những hạn chế khi quản lý thời gian làm việc của nhân viên bằng excel?

Sử dụng phần mềm tính giờ làm việc là giải pháp giúp doanh nghiệp không chỉ tối ưu việc tính thời gian làm việc của nhân viên mà còn hỗ trợ quản lý nhân sự hiệu quả. Trong đó, Achamcong là đơn vị dẫn đầu trong việc cung cấp phần mềm tính giờ làm việc cho doanh nghiệp.

Sở hữu những tính năng nổi bật, ứng dụng này đã giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc chấm công tính lương và quản lý giờ giấc làm việc của nhân viên. Thay vì phải ngồi nhập hàm và tính giờ làm việc của mỗi cá nhân hàng ngày, doanh nghiệp có thể cập nhật thời gian làm việc tự động mỗi ngày ngay trên hệ thống của Achamcong.

Achamcong tích hợp chấm công bằng camera AI tự động, giúp nhân viên chấm công nhanh chóng chưa tới 2 giây. Việc theo dõi và quản lý chấm công cũng rất dễ dàng, có thể theo dõi trực tiếp trên thiết bị di động hàng ngày.

Như vậy, bài viết trên đã hướng dẫn bạn cách tính giờ làm việc theo ca bằng excel vô cùng đơn giản. Hy vọng rằng bài viết mà chúng tôi chia sẻ sẽ mang lại những thông tin hữu ích cho bạn đọc. Chúc bạn thành công!

>>> Có thể bạn quan tâm: Giải đáp thắc mắc: Có nên sử dụng bảng chấm công excel không?