Xếp lịch làm việc cho nhân viên như thế nào là tốt nhất?

Trong bất kì doanh nghiệp nào thì việc xếp lịch làm việc cho nhân viên đều rất quan trọng. Nếu thực hiện một cách hợp lý, doanh nghiệp của bạn sẽ được vận hành một cách trơn tru hơn và đạt được nhiều thành tích tốt trong kinh doanh.

Vậy làm thế nào để xếp lịch làm việc cho nhân viên hiệu quả nhất có thể? Hãy cùng tìm hiểu bài viết dưới đây nhé!

I. Xếp lịch làm việc cho nhân viên là gì?

Xếp lịch làm việc cho nhân viên là việc liệt kê và phân chia công việc với những cụ thể cho từng người trong doanh nghiệp. Các yêu cầu này được đặt ra để đảm bảo hiệu quả công việc. Chúng có thể là các tiêu chuẩn cụ thể hay các chỉ số đo lường hiệu quả công việc. Tùy vào hình thức làm việc như làm việc ở giờ hành chính, làm việc theo ca, làm việc theo dự án,… mà sẽ có những yêu cầu khác nhau.

>>> Xem thêm: Làm xoay ca là gì?

Xếp lịch làm việc cho nhân viên là gì?

II. Các cách xếp lịch làm việc cho nhân viên hiệu quả

Để có thể tạo ra một lịch làm việc cho nhân viên một cách hợp lý và hiệu quả cần dựa vào nhiều yếu tố. Do đó, bạn cần phải tìm hiểu, cân nhắc những điều sau đây:

1. Xác định mục tiêu công việc rõ ràng

Đầu tiên, bạn cần xác định là mục tiêu, kỳ vọng của bạn về kết quả làm việc của nhân viên là gì? Sau đó, bạn để cho nhân viên biết họ cần phải làm những gì. Như vậy, nhân viên của bạn sẽ có phương hướng cụ thể và định hình, đưa ra phương thức làm việc phù hợp với bản thân mình.

Dựa vào các yêu cầu cụ thể, người quản lý có thể đánh giá chính xác năng lực của nhân viên và có sự điều chỉnh phân công phù hợp hơn.

2. Dành thời gian để tìm hiểu nhân viên

Đây là phần cơ bản nhất của việc tạo ra một lịch làm việc hiệu quả. Tuy vậy, vẫn có một số nhà quản lý lại không để ý đến điều này. Tất cả những gì họ quan tâm là đảm bảo có đủ người để đáp ứng mọi ca làm việc.

Có thể họ nhận thức được rằng: việc thực sự hiểu rõ các thành viên trong nhóm sẽ giúp họ linh hoạt trong việc kết hợp các kỹ năng, điểm mạnh, điểm yếu và kiểu tính cách của nhân viên để tạo ra sự thay đổi hoàn hảo cho mọi tình huống. Từ đó, việc lên lịch cho nhân viên hiệu quả hơn.

Cách sắp xếp phân chia công việc hiệu quả

3. Chia sẻ công việc

Dù bạn có khả năng hoàn thành tất cả các phần việc thì cũng đừng ôm hết vào mình.
Hãy phân chia công việc cho các nhân viên. Nhân viên của bạn sẽ không bao giờ biết làm phần việc đó nếu bạn không giao cho cho họ làm lần nào cả.

Bạn cũng không nên chỉ dẫn tỉ mỉ từng bước và bắt buộc nhân viên phải làm theo y hệt như vậy. Điều này sẽ khiến nhân viên đi lên “con đường” của bạn và khó có thể sáng tạo ra một cái gì mới. Điều bạn cần làm là phân công và kiểm soát chất lượng công việc.

4. Đánh giá kết quả làm việc

Việc đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên sẽ giúp bạn và nhân viên của mình tìm ra vấn đề, và có sự điều chỉnh cũng như các phương án thích hợp trong thời gian tới. Đảm bảo sự phát triển của nhân viên sẽ gắn liền với sự phát triển của tập thể.

5. Tạo lịch trình chính xác và nhanh chóng

Những yếu tố trên sẽ là cơ sở hạch tâm để bạn có thể cho ra một lịch làm việc hợp lý với tình hình của nhân viên và doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, nhóm của bạn sẽ luôn muốn biết trước lịch làm việc càng sớm càng tốt, để sắp xếp những việc riêng.

Việc vội vã làm lịch trình theo cách truyền thống với bảng chấm công excel có thể dẫn đến sai sót và nhân viên có thể mất niềm tin vào khả năng sắp xếp lịch của bạn.

III. Phần mềm xếp lịch làm việc cho nhân viên thông minh

Mỗi ngành nghề sẽ có các cách xếp lịch làm việc khác nhau. Mỗi ca làm việc lại có cách tính giờ làm việc theo ca khác nhau. Vì vậy, việc sử dụng những công cụ hiện đại, đa năng và đang là xu hướng sẽ là giải pháp tối ưu giúp cho việc xếp lịch làm việc cho nhân viên hiệu quả, khả thi và nhanh chóng.

Achamcong là phần mềm xếp lịch làm việc cho nhân viên thông minh với những tính năng ưu việt như:

• Đăng ký ca làm việc cho nhân viên theo thời gian thực
• Thiết lập không giới hạn số ca làm việc
• Cài đặt khung giờ bắt đầu – kết thúc ca và nghỉ giữa ca linh hoạt
• Cài đặt khoảng thời gian cho phép đi muộn hoặc về sớm
• Phân ca theo chi nhánh, chức vụ, phòng ban rõ ràng

Achamcong

Sau khi đăng ký ca thành công, thông tin sẽ được gửi thông qua hệ thống tới người quản lý. Đơn đăng ký sẽ được phân loại thành 3 mục:

• Đơn chưa duyệt: là các đơn đăng ký ca làm việc mới được thiết lập và chờ quản lý phê duyệt
• Đơn đã duyệt: là các đơn đăng ký ca làm đã được người quản lý chấp thuận
• Đơn từ chối: là các đơn đăng ký lịch làm việc không được đồng ý

Như vậy, bài viết trên đã chia sẻ những thông tin hữu ích về việc xếp lịch làm việc cho nhân viên hiệu quả, nhanh chóng. Hy vọng rằng những giải pháp nếu trên sẽ giúp bạn quản lý nhân sự dễ dàng hơn. Chúc bạn thành công!